بهترین برنامه ثبت طلب و بدهی در سال ۱۴۰۵؛ مقایسه ۵ نرم‌افزار کاربردی

«فلانی چقدر به من بدهکار بود؟»

سؤال ساده‌ای است، اما وقتی چند نفر به شما بدهکار باشند یا با مشتریان زیادی کار کنید، پیدا کردن جوابش همیشه آسان نیست.

شاید مبلغ بدهی را در دفتر نوشته باشید، بخشی از پرداخت را در پیام‌های واتساپ ثبت کرده باشید و تاریخ تسویه را هم به خاطر نیاورید. حالا اگر مشتری ادعا کند بخشی از پول را پرداخت کرده، باید بین رسیدها و پیام‌ها دنبال سابقه حساب بگردید.

برای همین، استفاده از یک برنامه ثبت طلب و بدهی می‌تواند بسیار کاربردی باشد؛ چه برای قرض‌های شخصی و چه برای مدیریت حساب مشتریان یک کسب‌وکار کوچک.

اما کدام برنامه مناسب‌تر است؟ آیا یک دفتر حساب دیجیتال ساده کافی است یا بهتر است از نرم‌افزاری استفاده کنید که مدیریت مشتریان، درآمد و هزینه و یادآوری پرداخت‌ها را هم پوشش دهد؟

در این مقاله پنج گزینه را بررسی می‌کنیم و توضیح می‌دهیم هنگام انتخاب نرم‌افزار مدیریت طلب و بدهی باید به چه نکاتی توجه کنید.

برنامه ثبت طلب و بدهی دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد؟

برنامه ثبت طلب و بدهی ابزاری است که اطلاعات مالی مربوط به اشخاص را نگهداری می‌کند.

فرض کنید صاحب یک مغازه هستید و یکی از مشتریان شما کالایی به مبلغ چهار میلیون تومان خریداری کرده، اما فقط یک میلیون و ۵۰۰ هزار تومان پرداخت کرده است.

در این شرایط، مشتری دو میلیون و ۵۰۰ هزار تومان بدهکار است.

اگر چند روز بعد یک میلیون تومان دیگر پرداخت کند، مانده حساب او به یک میلیون و ۵۰۰ هزار تومان کاهش پیدا می‌کند.

یک برنامه مناسب باید بتواند این تغییرات را ثبت کند تا برای بررسی حساب، مجبور نباشید مبالغ را هر بار از ابتدا محاسبه کنید.

همین روش برای قرض دادن پول به دوستان و آشنایان، پرداخت‌های مرحله‌ای پروژه‌ها و بدهی به تأمین‌کنندگان نیز قابل استفاده است.

معرفی ۵ برنامه ثبت طلب و بدهی

۱. Business 5؛ برای مدیریت اشخاص، حساب‌ها و کارهای مالی در یک محیط

Business 5 وب‌تکس یک پلتفرم آنلاین است که برای مدیریت امور شخصی، خانوادگی، فریلنسری و کسب‌وکارهای کوچک طراحی شده است.

یکی از بخش‌های کاربردی این سیستم، مدیریت طلب و بدهی اشخاص در کنار سایر اطلاعات مالی است.

فرض کنید به‌عنوان فریلنسر با چند مشتری همکاری می‌کنید. ممکن است بخواهید اطلاعات تماس مشتری، مبلغی که باید دریافت کنید، پرداخت‌های انجام‌شده و کارهایی که نیاز به پیگیری دارند را ثبت کنید.

به‌جای نگهداری این اطلاعات در چند دفتر و برنامه مختلف، Business 5 امکان مدیریت آن‌ها را در یک فضای مشترک فراهم می‌کند.

قابلیت‌های مرتبط با این نیاز:

• ثبت و پیگیری طلب و بدهی اشخاص
• مدیریت اطلاعات مخاطبان و مشتریان
• ثبت درآمدها و هزینه‌ها
• مدیریت اقساط و چک‌ها
• ثبت کارها و یادآوری‌های مهم
• دسترسی به سیستم از طریق مرورگر
• انتخاب فضای متناسب با استفاده شخصی یا کاری

مزیت این رویکرد برای کسی است که علاوه بر دفتر حساب، به ابزارهای دیگری برای مدیریت امور روزانه نیاز دارد.

البته اگر تنها هدف شما ثبت یکی دو بدهی ساده باشد، ممکن است یک دفتر حساب رایگان برای شروع کافی باشد.

هزینه استفاده: Business 5 دوره آزمایشی سه‌روزه دارد و پلن شخصی آن از ۱۴۹ هزار تومان در ماه شروع می‌شود. پیش از خرید، بهتر است امکانات فعال در پلن موردنظرتان را بررسی کنید.

ورود به Business 5 و شروع دوره آزمایشی

۲. پارمیس همراه؛ مدیریت بدهکاران و بستانکاران

پارمیس همراه یکی از برنامه‌های حسابداری شخصی فارسی است که امکاناتی برای ثبت حساب‌های اشخاص، بدهی‌ها و طلب‌ها ارائه می‌کند.

در این برنامه می‌توان شخص موردنظر را تعریف کرد و مانده حساب او را با توجه به بدهکار یا بستانکار بودن ثبت کرد.

این ویژگی برای افرادی مناسب است که می‌خواهند در کنار ثبت مخارج شخصی، حساب‌های مربوط به دیگران را هم نگهداری کنند.

از امکانات مرتبط پارمیس همراه می‌توان به مدیریت اشخاص، ثبت دریافت و پرداخت، بررسی حساب‌ها و امکانات مربوط به چک و اقساط اشاره کرد.

برای کاربرانی که به یک برنامه فارسی مخصوص امور مالی روزمره نیاز دارند، پارمیس همراه گزینه‌ای قابل بررسی است.

۳. رقم؛ دفتر حساب برای فروشندگان و مشاغل کوچک

رقم یک اپلیکیشن مدیریت مالی است که تمرکز آن بیشتر بر نیازهای کسب‌وکارها قرار دارد.

این برنامه امکان ساخت دفتر حساب، ثبت تراکنش، مدیریت کالا و صدور فاکتور را معرفی کرده است.

برای مثال، اگر فروشنده‌ای بخواهد اطلاعات مشتریان و حساب‌های مربوط به خریدهای آن‌ها را نگهداری کند، داشتن دفتر حساب در کنار امکانات فروش می‌تواند مفید باشد.

رقم از طریق اندروید، آیفون و وب قابل استفاده معرفی شده است.

این گزینه برای افرادی که در کنار طلب و بدهی به ثبت فاکتور و مدیریت کالا نیاز دارند، ارزش بررسی دارد.

۴. بده‌بستون؛ دفتر حساب دیجیتال کسب‌وکار

بده‌بستون برای مدیریت حساب مشتریان، فروش نسیه و پیگیری پرداخت‌ها طراحی شده است.

در این برنامه امکاناتی مانند ثبت بدهی، مشاهده مانده حساب مشتری، ارسال صورتحساب و گزارش‌گیری معرفی شده‌اند.

یکی از کاربردهای مهم چنین برنامه‌ای در فروشگاه‌هایی است که بخشی از فروش آن‌ها به‌صورت نسیه انجام می‌شود.

برای مثال، وقتی یک مشتری در طول ماه چند بار خرید می‌کند و پرداخت‌ها را در زمان‌های مختلف انجام می‌دهد، ثبت تاریخچه حساب اهمیت زیادی پیدا می‌کند.

بده‌بستون همچنین امکاناتی مانند یادآوری پیامکی و تهیه گزارش را در معرفی خود ذکر کرده است.

اگر تمرکز اصلی شما مدیریت حساب مشتریان فروشگاهی است، این نرم‌افزار می‌تواند یکی از گزینه‌های مقایسه باشد.

۵. حساب کتاب (DEFTER)؛ دفتر مالی برای استفاده شخصی و تجاری

حساب کتاب یا DEFTER یک اپلیکیشن مدیریت مالی است که برای استفاده شخصی و کسب‌وکار معرفی شده است.

این برنامه امکان تعریف حساب‌های مربوط به درآمد، هزینه، بدهکاران، بستانکاران و اشخاص مختلف را فراهم می‌کند.

برای افرادی که می‌خواهند حساب مشتریان یا تأمین‌کنندگان را در کنار جریان مالی روزانه بررسی کنند، چنین ساختاری می‌تواند کاربردی باشد.

پیش از استفاده بهتر است وضعیت پشتیبانی فارسی، واحد پولی موردنظر و امکانات خروجی گرفتن از داده‌ها را بررسی کنید.

مقایسه برنامه‌های ثبت طلب و بدهی

برنامه	کاربرد مناسب‌تر	ویژگی متمایز
Business 5	امور شخصی، فریلنسرها و کسب‌وکار کوچک	مدیریت مالی، اشخاص و کارها در یک محیط
پارمیس همراه	مدیریت مالی شخصی	ثبت حساب اشخاص در کنار امور مالی
رقم	فروشندگان و کسب‌وکارها	دفتر حساب، فاکتور و امکانات فروش
بده‌بستون	فروش نسیه و حساب مشتریان	پیگیری پرداخت و مانده حساب مشتری
حساب کتاب	استفاده شخصی و تجاری	تعریف انواع حساب مالی و اشخاص

این جدول به معنی برتری قطعی یک نرم‌افزار بر دیگران نیست. انتخاب مناسب به نوع کسب‌وکار، امکانات موردنیاز و میزان راحتی شما با محیط برنامه بستگی دارد.

هنگام انتخاب نرم‌افزار طلب و بدهی به چه نکاتی توجه کنیم؟

۱. امکان تعریف حساب جداگانه برای هر شخص

اولین ویژگی مهم این است که بتوانید برای هر فرد یا مشتری، یک حساب مشخص ایجاد کنید.

برای هر حساب بهتر است نام شخص، اطلاعات تماس، سوابق پرداخت و مانده طلب یا بدهی قابل ثبت و مشاهده باشد.

۲. ثبت پرداخت‌های مرحله‌ای

بسیاری از بدهی‌ها یک‌جا تسویه نمی‌شوند.

ممکن است مشتری مبلغی را امروز پرداخت کند و باقی‌مانده را هفته آینده بپردازد.

برنامه باید امکان ثبت هر پرداخت را فراهم کند تا تاریخچه حساب از بین نرود.

۳. مشاهده مانده واقعی حساب

فقط ثبت مبلغ اولیه بدهی کافی نیست.

فرض کنید مشتری در ابتدا پنج میلیون تومان بدهکار بوده، سپس دو میلیون تومان پرداخت کرده و یک خرید جدید به مبلغ یک میلیون تومان انجام داده است.

مانده بدهی او اکنون چهار میلیون تومان است.

نرم‌افزار باید بتواند چنین تغییراتی را واضح نمایش دهد.

۴. ثبت موعد تسویه و پیگیری

زمان پرداخت برای بسیاری از کسب‌وکارها به‌اندازه مبلغ اهمیت دارد.

بهتر است برنامه امکان ثبت تاریخ سررسید و پیگیری بدهی‌های پرداخت‌نشده را داشته باشد.

اگر ارسال اعلان خودکار برایتان مهم است، پیش از انتخاب بررسی کنید که برنامه این قابلیت را واقعاً پشتیبانی می‌کند یا خیر.

۵. نگهداری امن اطلاعات

اطلاعات مالی مشتریان محرمانه‌اند.

بررسی امنیت حساب کاربری، سیاست نگهداری داده‌ها، پشتیبان‌گیری و امکان دریافت خروجی از اطلاعات باید بخشی از تصمیم شما باشد.

همچنین بهتر است رسیدهای مهم را مستقل از نرم‌افزار نگهداری کنید.

ثبت طلب و بدهی با اکسل بهتر است یا نرم‌افزار؟

اگر تعداد اشخاص محدود باشد، اکسل می‌تواند انتخاب مناسبی باشد.

برای مثال، می‌توانید جدولی با ستون‌های زیر بسازید:

نام شخص	مبلغ اولیه	پرداخت‌شده	مانده
مشتری اول	۵٬۰۰۰٬۰۰۰	۲٬۰۰۰٬۰۰۰	۳٬۰۰۰٬۰۰۰
مشتری دوم	۳٬۰۰۰٬۰۰۰	۱٬۰۰۰٬۰۰۰	۲٬۰۰۰٬۰۰۰
مشتری سوم	۲٬۰۰۰٬۰۰۰	۲٬۰۰۰٬۰۰۰	۰

تمام مبالغ جدول به تومان و صرفاً برای مثال هستند.

اما وقتی برای یک مشتری چند خرید، چند پرداخت و چند تاریخ سررسید دارید، نگهداری یک مانده نهایی در اکسل ممکن است کافی نباشد.

در این شرایط، استفاده از نرم‌افزاری که تاریخچه تراکنش‌ها را برای هر شخص نگهداری کند، می‌تواند بررسی حساب را آسان‌تر کند.

البته نرم‌افزار نیز جای ثبت دقیق اطلاعات و بررسی دوره‌ای حساب‌ها را نمی‌گیرد.

آیا برنامه ثبت طلب و بدهی برای فریلنسرها هم مناسب است؟

بله. حتی اگر فروشگاه ندارید، ممکن است به یک دفتر حساب دیجیتال نیاز داشته باشید.

برای مثال، یک طراح سایت یا تولیدکننده محتوا ممکن است با چند مشتری قرارداد داشته باشد و مبلغ پروژه‌ها را مرحله‌ای دریافت کند.

گاهی بخشی از مبلغ در شروع پروژه پرداخت می‌شود، بخش دیگری در زمان تحویل و باقی‌مانده پس از تأیید نهایی.

در چنین شرایطی، ثبت مبلغ کل پروژه، دریافتی‌ها و مانده بدهی مشتری کمک می‌کند وضعیت مالی هر همکاری روشن باشد.

اگر علاوه بر حساب مشتری نیاز به ثبت اطلاعات تماس، کارهای در حال انجام و پیگیری‌های بعدی دارید، بهتر است برنامه‌ای انتخاب کنید که فراتر از یک دفتر بدهی ساده باشد.

چه زمانی بهتر است از یک سیستم یکپارچه استفاده کنیم؟

تا زمانی که تعداد حساب‌ها کم باشد، ممکن است یک دفتر کاغذی یا اپلیکیشن ساده پاسخ‌گو باشد.

اما وقتی اطلاعات مالی، مشتریان و کارهای روزانه به یکدیگر مرتبط می‌شوند، استفاده از ابزارهای جداگانه می‌تواند باعث دوباره‌کاری شود.

برای مثال، اگر هنگام بررسی حساب مشتری لازم باشد پیام‌های قبلی، مشخصات تماس، موعد پرداخت و وضعیت کار او را هم ببینید، داشتن این اطلاعات در یک محیط مشترک کاربرد بیشتری خواهد داشت.

Business 5 با همین رویکرد طراحی شده است؛ یعنی مدیریت پول، اشخاص و کارهای مهم در یک سیستم.

اگر چنین نیازی دارید، می‌توانید پیش از انتخاب اشتراک، محیط برنامه را در دوره آزمایشی بررسی کنید.

شروع رایگان و ورود به Business 5

جمع‌بندی؛ بهترین دفتر حساب دیجیتال برای شما کدام است؟

اگر صرفاً می‌خواهید چند بدهی شخصی را ثبت کنید، نیازی نیست از ابتدا سراغ یک سیستم پیچیده بروید.

اگر حساب مشتریان فروشگاهی و فروش نسیه برایتان مهم است، برنامه‌هایی مانند بده‌بستون و رقم را بررسی کنید.

اگر قصد دارید طلب و بدهی را در کنار امور مالی شخصی مدیریت کنید، پارمیس همراه و حساب کتاب نیز گزینه‌هایی برای مقایسه هستند.

و اگر در کنار حساب اشخاص، به مدیریت مشتریان، کارهای روزانه و سایر امور مالی نیاز دارید، Business 5 می‌تواند در فهرست انتخاب‌های شما قرار بگیرد.

مهم‌تر از نام نرم‌افزار، این است که بتوانید هر مبلغ را با تاریخ، شخص و توضیح درست ثبت کنید؛ چون حتی پیشرفته‌ترین برنامه هم نمی‌تواند اطلاعاتی را که وارد نشده‌اند، به‌درستی گزارش دهد.

سوالات متداول

بهترین برنامه ثبت طلب و بدهی برای گوشی چیست؟

بهترین گزینه به نوع استفاده شما بستگی دارد. برای حساب مشتریان فروشگاهی می‌توانید رقم یا بده‌بستون را بررسی کنید. برای مدیریت مالی شخصی، پارمیس همراه و برنامه‌های مشابه نیز کاربرد دارند. Business 5 هم گزینه‌ای تحت وب برای مدیریت امور مالی و اشخاص است.

آیا برنامه ثبت طلب و بدهی رایگان وجود دارد؟

بله. برخی نرم‌افزارها نسخه رایگان دارند و برخی امکانات پیشرفته را در قالب اشتراک یا خرید درون‌برنامه‌ای ارائه می‌کنند. پیش از استفاده، محدودیت‌های نسخه رایگان را بررسی کنید.

چطور حساب مشتریان را بدون دفتر کاغذی ثبت کنیم؟

می‌توانید برای هر مشتری یک حساب جداگانه ایجاد کنید و مبلغ خرید، پرداخت‌های انجام‌شده و مانده حساب را ثبت کنید. مهم است تاریخچه تراکنش‌ها قابل بررسی باشد.

آیا می‌توان طلب و بدهی دوستان و اعضای خانواده را هم ثبت کرد؟

بله. بسیاری از برنامه‌های مدیریت مالی امکان ثبت طلب و بدهی اشخاص را دارند و فقط مخصوص فروشگاه‌ها نیستند.

تفاوت برنامه ثبت طلب و بدهی با حسابداری کامل چیست؟

برنامه ثبت طلب و بدهی معمولاً برای نگهداری حساب اشخاص و پیگیری پرداخت‌ها استفاده می‌شود. نرم‌افزار حسابداری کامل ممکن است امکانات بیشتری مانند ثبت اسناد حسابداری، دفتر کل، مدیریت موجودی و گزارش‌های تخصصی مالی داشته باشد.

آیا Business 5 روی گوشی قابل استفاده است؟

Business 5 یک سیستم تحت وب است و می‌توان از طریق مرورگر گوشی وارد آن شد. برای شروع می‌توانید به صفحه رسمی آن مراجعه کنید.

ورود به Business 5

تهیه‌شده توسط تیم وب‌تکس. Business 5 محصول وب‌تکس است. اطلاعات سایر نرم‌افزارها از توضیحات منتشرشده توسط ارائه‌دهندگان آن‌ها گردآوری شده و امکانات ممکن است در نسخه‌های مختلف تغییر کنند.